Wel eens van een datahub gehoord? Zo niet, dan raden we je aan de komende blogs goed in de gaten te houden. Wat ongetwijfeld wél bekend is, is dat data het nieuwe goud is. Maar dan moet die data wel betrouwbaar, uniform gestructureerd, gesynchroniseerd en ‘verrijkbaar’ zijn. En dat is precies waar onze InControl+ DataHub voor zorgt. Om die optimaal te benutten, moeten eerst alle rollen in jouw organisatie helder zijn.
On- en offboarding
Wil je bijvoorbeeld het on- en offboardingproces automatiseren, waar we in de volgende blog uitgebreid op terugkomen, dan moet voor iedere medewerker worden vastgelegd welke rol(len) hij of zij precies vervult. Dat gaat in de praktijk vaak verder dan een functieomschrijving. Naast de standaard bij een functie behorende taken en verantwoordelijkheden kan een medewerker immers ook aanvullende (neven)rollen bekleden. Bijvoorbeeld in projectverband of als lid van een OR met bijbehorende bevoegdheden, autorisaties en toegang tot diverse applicaties. Andersom kan ook, dus bepaalde rollen verdeeld zijn over meerdere functies.
Groepsgewijze autorisaties
Die rolbeschrijving moet niet alleen duidelijk en consistent zijn, maar ook zijn gebaseerd op de behoeften en doelstellingen van de organisatie. En niet op individuele personen. Verder moet er bij de definitie van rollen rekening worden gehouden met de ervaring en vaardigheden die voor elke rol nodig zijn. Bovendien zul je ze regelmatig moeten herijken in verband met veranderingen in jouw organisatie en haar processen. Als je aan al deze eisen voldoet, maakt dat tevens de weg vrij voor het groepsgewijs en geautomatiseerd toewijzen, wijzigen en intrekken van bevoegdheden en autorisaties. Zo voorkom je bovendien een opeenstapeling van rechten bij medewerkers die van functie wisselen.
Implementeren van rollen door middel van een matrix
Om een duidelijk en gestructureerd overzicht te krijgen van de verschillende rollen binnen jouw organisatie kun je een rollenmatrix implementeren. Deze helpt je bij het identificeren en toewijzen van de juiste verantwoordelijkheden, autorisaties en toegangsrechten aan elke rol. Bovendien zorgt het voor een beter inzicht in de relatie tussen rollen, functies en de benodigde vaardigheden. Een voorbeeld van een rollenmatrix in de praktijk:
Identificeer de belangrijkste rollen en functies in jouw organisatie, bijvoorbeeld: directeur, manager, projectleider, HR-medewerker, IT-beheerder enz.
Breng de belangrijkste verantwoordelijkheden, bevoegdheden en toegangsrechten voor elke rol in kaart. Denk aan toegang tot specifieke applicaties, systemen, documenten en budgetten.
Bepaal de vereiste vaardigheden en ervaring voor elk rol, zodat je de juiste personen aan de juiste rol kunt koppelen.
Maak een matrix waarin je de rollen en bijbehorende verantwoordelijkheden, bevoegdheden en toegangsrechten en vereiste vaardigheden overzichtelijk weergeeft.
Evalueer en update de rollenmatrix regelmatig om ervoor te zorgen dat deze blijft aansluiten bij de behoeften en doelstellingen van jouw organisatie. Met behulp van een rollenmatrix zorg je voor een transparante en efficiënte aanpak bij het definiëren en beheren van rollen in jouw organisatie. Dit stelt je in staat om het maximale uit de InControl+ DataHub te halen, je bedrijfsprocessen verder te automatiseren en je organisatie naar een hoger niveau te tillen.
Kun jij wel wat hulp gebruiken bij het definiëren van rollen, of wil je nu al meer weten over onze DataHub? Neem dan contact met ons op via 088-789 0000 of info@incontrol.plus.
Comments