Misschien herken je het wel: je weet ergens wel dat iets anders moet, maar iets houdt je tegen. Je voelt dat je niet staat te springen bij de zoveelste verandering in je leven. Het ‘oude’ voelt nog zo vertrouwd. Denk aan een huis kopen of een nieuwe baan zoeken. Of een migratie naar de Cloud. Zonder acceptatie door jouw medewerkers is een cloudmigratie echter gedoemd te mislukken. Hoe pak je dat aan?
Veranderen vanuit ambitie
Wat de exacte aanpak ook wordt, je staat er in elk geval niet alleen voor. Bij InControl+ hebben we namelijk al vaker met dat bijltje gehakt en gebruikersadoptie in goede banen geleid. Het is de kunst om ervoor te zorgen dat medewerkers zélf hun werkwijze willen veranderen vanuit ambitie in plaats van dat het hun wordt opgelegd. En dat de medewerkers zelf de urgentie voelen en ook doorleven. In onze aanpak maken we onderscheid tussen wat we de bovenstroom en onderstroom noemen. Bij de bovenstroom gaat het om praktische en zichtbare zaken en middelen zoals trainingen, werkinstructies, procesoptimalisatie in schema’s en procedures, en concreet beheer. Bij de onderstroom gaat het vooral om de impact die transformaties hebben op iemands houding en gevoelens, zoals onzekerheid, weerstand en angst.
Communicatieplan
Onze aanpak is erop gericht om enerzijds te appelleren aan de urgentie, bijvoorbeeld in termen van efficiënter en prettiger werken én een betere dienstverlening. Tegelijkertijd door ruimte te bieden voor die (negatieve) gevoelens en het loslaten van het oude. We erkennen dus de ‘pijn’ van het achterlaten van het oude systeem, oude werkwijzen en gewoonten. De communicatie omtrent de nieuwe werkplekoplossing is tijdens een migratie dus erg belangrijk. Daarom stellen we al in een vroeg stadium in overleg met de klant een communicatieplan op om de organisatie zo goed mogelijk te informeren en begeleiden.
‘Roadshow’
In dit plan worden ook tastbare zaken als benodigde kennisoverdracht (onder andere richting key users) en training nader uitgewerkt. In deze fase, kort voor het moment dat gebruikers hun nieuwe werkplek gaan ontdekken, vindt eventueel ook (extra) gebruikerstraining plaats. Het leerrendement is dan namelijk het grootst. Dit zijn zaken die ook in de ontwerpfase van het transitieplan aan bod komen. Ook een zogenoemde ‘roadshow’ behoort tot de mogelijkheden. Denk hierbij aan uiteenlopende presentaties aan alle gebruikers, waarbij volop gelegenheid is om vragen te stellen over de transitie en/of de (nieuwe) dienstverlening.
Adoptiecoaches
Daarnaast kan het raadzaam zijn om een geselecteerde groep gebruikers mee te nemen in de ontwikkeling van de PoC (Proof of Concept). Op die manier ontstaat al gedurende de PoC bekendheid ten aanzien van het te verwachten resultaat. Om de drempel voor medewerkers nog verder te verlagen, kunnen ‘floorwalkers’, of adoptiecoaches, worden ingezet die gebruikers hands-on bijstaan met advies en tips. Feitelijk staat nu niets meer de gecontroleerde uitrol van de nieuwe werkplekken in de weg.
Sta jij voor een migratie naar de Cloud, of stel je deze om wat voor reden dan ook al een tijd uit, neem dan zeker contact met ons op via 088-789 0000 of info@incontrol.plus.
Comments