Het is begrijpelijk dat werkgevers ongemakkelijk worden bij het horen van het woord 'arbeidsmarktkrapte', aangezien dit vaak leidt tot tijdsintensieve en kostbare wervingsprocessen, hogere loonkosten en een personeelsverloop van rond de 20%. Om ervoor te zorgen dat het in- en uitstroomproces van medewerkers soepel verloopt, is het raadzaam om dit proces grotendeels te automatiseren. Efficiëntie is echter niet de enige reden om dit te doen.
Risico's bij on- en offboarding
Alleen al om ook met dat komen en gaan van medewerkers niet vast te lopen, is het verstandig om jouw on- en offboardingproces vergaand te automatiseren. Handmatige on- en offboarding (ook wel employee lifecycle management of exit management genoemd) is niet alleen tijdrovend, maar vergroot de kans op fouten aanzienlijk. En die kunnen je als organisatie, letterlijk en figuurlijk, duur komen te staan. Denk bijvoorbeeld aan onnodige kosten voor ongeoorloofd licentiegebruik door reeds vertrokken medewerkers of voormalige externe relaties, zoals leveranciers. Is die medewerker op een vervelende manier vertrokken, dan kan hij of zij al dan niet vertrouwelijke informatie naar de verkeerde personen doorspelen en zelfs gebruiken voor criminele doeleinden.
Veel betrokken systemen en functionarissen
Je wilt niet eens nadenken over het doorbetalen van het salaris van een vertrokken medewerker. De praktijkvoorbeelden liggen in dit verband helaas voor het oprapen. Dat die kans op fouten bij handmatige on- en offboarding groot is, komt onder andere door de veelheid van (deel)systemen en betrokken functionarissen. Bij die systemen (in het kader van onze DataHub ‘DataPoints’ genoemd) kun je naast HR-systemen denken aan SharePoint, Excel, CSV-bestanden, API's, SQL-databases, Azure Active Directory, On-Premise Active Directory en ERP-systemen. Afhankelijk van het type organisatie heeft een klein peloton aan functionarissen hier een zegje in. Dat loopt uiteen van HR- en IT-functionarissen, directieleden (inclusief CFO/CIO) en lijnmanagers tot medewerkers van leerlingenadministraties en functioneel c.q. applicatiebeheerders.
Data centraliseren, synchroniseren, verrijken
Al deze risico’s sluit je uit door gegevens tussen verschillende bronnen en bestemmingen naadloos te centraliseren, te synchroniseren en te verrijken met behulp van de InControl+ DataHub. En hoewel de toepassingen van de DataHub veel verder gaan dan on- en offboarding, heeft dit specifieke bedrijfsproces jaren geleden in feite aan de wieg gestaan van onze multifunctionele en multi-tenant DataHub. Om die reden staat de InControl+ DataHub tegelijkertijd garant voor een geoptimaliseerd beheer van toegangsrechten (provisioning), waterdichte gegevensbeveiliging, naleving van regelgeving (waaronder de AVG), het bijhouden veranderende rollen en verantwoordelijkheden en een soepele overdracht van kennis en taken.
Dus wil jij het on- en offboardingproces in jouw organisatie stroomlijnen, of wil je meer weten over de vele toepassingen van de InControl+ DataHub? Neem dan contact met ons op via 088-789 0000 of info@incontrol.plus. You won’t regret it!